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共用
「Q3 報告」搜出九份：最終版、最終版 v2、用這個。作者不要求同事改存檔習慣，而是請連得上 Google Drive 的 AI 先提出資料夾結構，等他同意才搬，搬完逐檔回報。
開始第 1 步 ↓想解決什麼
團隊雲端硬碟會一份一份長大：大家拿上一季的檔案改一改再存一份，舊的沒人敢刪。久了誰也找不到哪份才是最新的。
這則不需要 AI 工具：用 Zapier／Make 這類流程工具就能做。
要準備的材料
- 能連 Google Drive 或 OneDrive 的 AI 助理
- 一個你有權限移動檔案的共用資料夾
怎麼做
- 1
先挑一個
小資料夾 作者先拿一場訓練發的隨身碟檔案練習，複製到自己的 Drive 再整理。規則比資料夾大小重要。
- 2
貼上有
護欄的 提示詞， 後面 附資料 夾連結 這是作者的 7 條規則（節錄改寫）：
提示詞 - 3
看過
結構 再說「開始」 作者拿到的提案是 6 個資料夾，還順便點出要處理的雜物。他看過覺得合理才放行，幾分鐘就整理完。
- 4
搬完照
清單 核對、 重新 整理 頁面 雲端硬碟常要強制重新整理才看得到變化。該刪的檔案清單留給自己或負責人決定。
做完了嗎？
這則有幫助嗎？