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AI 實戰案例庫
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會後追蹤信：讓 AI 照你的語氣改，但名字和期限一個都不能動

給 Gemini 兩三封你寫過的信當語氣範本，請它改寫追蹤信草稿，同時明講哪些可以改、哪些（人名、期限、待辦、未決問題）一律不准動。

開始第 1 步 ↓

想解決什麼

AI 寫的會後追蹤信內容正確，但讀起來不像你。叫它「照我的語氣改」，它又常把範本裡的句子硬塞進開頭，甚至順手加了你沒答應的事，或把還沒確定的時間寫成已確定。

用到的 AI 工具

點工具看它是什麼、還能做哪些案例

要準備的材料

  • 2–3 封你自己寫過的信
  • 追蹤信草稿

怎麼做

  1. 1

    先讓 AI 把缺的負責人和期限變成問題

    從會議記錄產草稿時，沒講定的事要寫成問句，不是寫成結論。

    提示詞

    先把 ✎ 虛線的 1 處換成你自己的事，再複製。

    根據這份會議記錄寫一封追蹤信。沒有約定負責人或期限的事項，請在「待確認」底下寫成實際的問題，不要自己補答案。

會議記錄：貼上（範例，換成你的）
  2. 2

    貼上語氣範本，明講什麼不能動

    作者的提示詞重點：範本只學語氣，不准借用裡面的人名或事實；原本的人名、期限、待辦、未決問題全部保留；不准新增任何承諾。

    提示詞

    先把 ✎ 虛線的 2 處換成你自己的事，再複製。

    把下面的草稿改寫成純文字。範本只用來參考語氣，不要用到範本裡的名字或事實。保留草稿裡每一個人名、期限、待辦事項和未決問題。不要新增任何承諾或答案。用平實友善的語氣，開頭只要一句、最多 12 個字，結尾簡短。只輸出信件內容，不要寄出。

語氣範本：貼 2–3 封（範例，換成你的）
草稿：貼上（範例，換成你的）
  3. 3

    開頭太囉嗦就再限縮一次

    作者第一次改寫時，Gemini 把好幾句範本用語疊在開頭；加上「開頭一句、最多 12 個字」後，開頭變成一句「Here's the short version.」。

  4. 4

    寄出前自己對四件事

    逐一核對：人名、期限、每項待辦的負責人、還沒回答的問題。草稿和它的待確認問題放在一起，方便最後檢查。

做完了嗎？

這則有幫助嗎？

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